Novedades en los documentos requeridos para la inscripción en el RUT

El Decreto 678 de 2022 introdujo cambios sobre los documentos para la inscripción en el RUT: las copias de los documentos de identidad de los contribuyentes o sus apoderados, y los certificados de existencia y representación legal, se podrán llevar en papel o en digital.

El pasado 2 de mayo de 2022 el Ministerio de Hacienda expidió su Decreto 678 para modificar 20 artículos del DUT 1625 de 2016 relacionados con los procesos de inscripción, actualización, suspensión y cancelación del RUT. En relación con el texto del artículo 1.6.1.2.11 del DUT 1625 de 2016, el cual indica los documentos que se deben presentar para la inscripción en el RUT por primera vez de las personas jurídicas y naturales, tenemos las siguientes modificaciones

Modificaciones sobre los documentos requeridos para la inscripción en el RUT

El artículo 8 del mencionado Decreto 678 de mayo 2 de 2022 introdujo los siguientes ajustes importantes:

a. Documentos en físico o en formato digital: anteriormente se debían adjuntar fotocopias físicas de los documentos de identidad del contribuyente, o de sus apoderados, o de los certificados de existencia y representación legal para el caso de las personas jurídicas. Ahora se indica que las copias de tales documentos se pueden llevar en papel o en formato digital (esto último implicaría llevarlos en una memoria USB para el caso de que la inscripción en el RUT se realice de forma presencial).

b. Consulta de certificado de existencia y/o representación legal para entidades de derecho público: en el caso de la inscripción en el RUT de las entidades de derecho público del orden nacional, departamental, municipal y descentralizadas y demás que no se encuentren obligadas a registrarse en la cámara de comercio ni en el Ministerio del Interior, se estableció que el funcionario de la Dian podrá seguir consultando de forma virtual el certificado de existencia y/o representación legal en la página web de las entidades encargadas de expedirlos. Ya no necesitará imprimirlo y solo deberá dejar una anotación de que se sí se efectuó la consulta de forma virtual. Con esa medida se busca dar una aplicación práctica a lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto Ley antitrámites 0019 de enero de 2012.

c. Certificación para extranjeros: en el caso de la inscripción en el RUT de las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia (ver numeral 5 del artículo 1.6.1.2.11 del DUT 1625 de 2016), se sigue exigiendo adjuntar una copia física o digital del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, con exhibición del original, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente. Sin embargo, esta vez se agregó un nuevo inciso:

Cuando el documento de que trata el presente numeral no contenga la información del país de residencia fiscal de la sociedad o entidad extranjera, el número de identificación tributaria otorgado en esa jurisdicción o el que haga sus veces, el domicilio principal, actividad económica, código postal, números telefónicos y correo electrónico, así deberá informarlo el representante legal para efectos del Registro Único Tributario -RUT, mediante certificación en idioma español o documento traducido por traductor oficial certificado en Colombia.

d. Consulta de certificado de existencia y/o representación legal para patrimonios autónomos: en el caso de la inscripción en el RUT de los patrimonios autónomos, se estableció que el funcionario de la Dian podrá consultar virtualmente el certificado de existencia y representación legal de la sociedad fiduciaria expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia. Con esa medida se busca dar una aplicación práctica a lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto Ley antitrámites 0019 de 2012. En caso de que no sea posible el acceso virtual a dicho certificado, deberá presentarse en copia física o digital. 

e. De acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 2155 de septiembre de 2021, el cual modificó al artículo 631-6 del ET, en el RUT también quedará integrado el registro único de beneficiarios finales (reglamentado con la Resolución Dian 000164 de diciembre 27 de 2021, modificada con la Resolución 000037 de marzo 17 de 2022; ver también el micrositio especial que la Dian creó en su portal de internet sobre dicho trámite).

Por tanto, cuando alguna persona natural o jurídica sin residencia en Colombia requiera inscribirse en el RUT y de esa forma poder suministrar la información de los beneficiarios finales de las “estructuras sin personería jurídica” creadas en Colombia (por ejemplo, los fondos de capital privado o inversión colectiva; ver artículos 1 y 4 de la Resolución 000164 de diciembre de 2021), deberá adjuntar los documentos especiales mencionados en el nuevo numeral 13 que se agregó al artículo 1.6.1.2.11 del DUT 1625 de 2016.