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Mensaje electrónico de confirmación de recibido de factura en compras a crédito: Dian aclara algunos aspectos

Recordemos que, de acuerdo con la resolución en mención y el artículo 616-1 del ET, la factura electrónica de venta que se expide en una operación a crédito o se otorgue en un plazo para el pago de esta, se constituirá como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables cuando el adquirente confirme el recibido de la factura y de los bienes o servicios adquiridos, mediante mensaje electrónico remitido al emisor.

¿La implementación del mensaje electrónico de recibido de la factura aplica exclusivamente respecto de la factura que se inscriba en el Radian?

Mediante el Oficio 827 de junio 23 de 2022, la Dian aclaró que toda factura electrónica expedida en una operación a crédito o en la que se otorgue un plazo para el pago de la misma requerirá contar con el mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos, para que pueda constituirse como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

Así mismo, la Resolución 000085 de 2022, que la reglamenta, no limita la exigibilidad del mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos sobre las facturas registradas como títulos valor en el Radian. Por tanto, dicho mensaje electrónico es una condición de validez que dispuso el legislador para que toda factura electrónica de venta que se expida en operaciones a crédito o en la que se otorgue un plazo para su pago se constituya como un soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

¿En cuáles casos deberá implementarse el mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura?
Con el Oficio 834 de 2022 la Dian señala la aceptación de la factura de venta como un requisito de la misma para ser considerada como título valor, según lo dispuesto en el artículo 773 del Código de Comercio. Así las cosas, dicha modalidad de aceptación de este título no depende en modo alguno de la reglamentación tributaria de la funcionalidad del Radian del sistema de facturación electrónica y estará vigente hasta tanto la normatividad especial que la regula en materia comercial no sea modificada, adicionada o derogada.

Ahora bien, respecto al mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos, se precisa que este debe implementarse para toda factura electrónica de venta que se expida en una operación a crédito o en la que se otorgue un plazo para su pago, con lo cual podrá considerarse como un soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.
Así pues, los sujetos adquirentes que sean o no facturadores electrónicos que hayan adquirido bienes y/o servicios a crédito, y que requieran soportar costos, deducciones e impuestos descontables, deberán remitir al emisor el mencionado mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura.

¿Después de aceptada dicha factura podrán hacerse notas débito y notas crédito a la misma?
Frente a la expedición de las notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta será necesario tener en cuenta lo establecido en el numeral 9 del artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016, en concordancia con lo señalado en el artículo 30 de la Resolución. 000042 de 2020, en donde se lee:

Artículo 1.6.1.4.1. Definiciones. Para efectos de la aplicación del presente capítulo se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

    • Notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta: las notas débito y notas crédito son documentos electrónicos que se derivan de las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios que han sido previamente facturados, asociadas o no a una factura electrónica de venta, mediante el código único de factura electrónica –CUFE– cuando sea el caso, las cuales se generan por razones de tipo contable y/o fiscal, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–.

 

Artículo 30. Notas débito, notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta. Cuando se elaboren notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, las mismas se deben incluir de manera individual o acumulada según el caso, en el contenedor electrónico y cumplir con los siguientes requisitos:

 

Validadas las notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, estas deben ser entregadas al adquiriente, atendiendo el procedimiento y los medios conforme se haya expedido la factura electrónica de venta y/o el documento equivalente; cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el «anexo técnico de factura electrónica de venta». Sin perjuicio de la utilización de la nota crédito conforme lo indicado en el numeral 9 del artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016, único reglamentario en materia tributaria y el numeral 25 del artículo 1 de esta resolución, la nota crédito será el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta, caso en el cual el número de la factura anulada no podrá ser utilizado nuevamente. No podrán ser utilizadas las notas débito y/o las notas crédito electrónicas para realizar ajustes entre ellas.

 

Recordemos que la aceptación expresa o tácita de la factura electrónica es un requisito requerido para que la factura sea título valor y, por ende, pueda circular en el Radian (artículo 773 del Código de Comercio y artículo 7 de la Resolución 000085 de 2022). En este sentido, en relación con la elaboración de notas débito o crédito que se derivan de la factura electrónica, el parágrafo 3 del artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015 señala:

 

Artículo 2.2.2.5.4. Aceptación de la factura electrónica de venta como título valor.

 

Parágrafo 3. Una vez la factura electrónica de venta como título valor sea aceptada, no se podrá efectuar inscripciones de notas débito o notas crédito, asociadas a dicha factura.

Teniendo en cuenta lo anterior, la Dian reitera en su Oficio 935 de 2022 que el mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos a crédito es una condición en materia fiscal para que las facturas electrónicas de venta relacionadas con operaciones a crédito puedan ser soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

 

¿El mensaje electrónico de recibido de la factura se envía solo al emisor o también a la Dian?

En el Concepto 936 de julio 7 de 2022 la Dian precisó que, de acuerdo con la Resolución 000085 de 2022, los adquirentes que sean o no facturadores electrónicos que hayan adquirido bienes y/o servicios a crédito, y que requieran soportar costos, deducciones e impuestos descontables, una vez hayan recibido por parte del vendedor (facturador electrónico) la respectiva factura electrónica deberán generar el evento de acuse de recibo de dicha factura para que sea validado por la Dian.

 

De igual manera, cuando el adquirente reciba el bien o los servicios contratados, deberá generar el evento relacionado con el recibo del bien o prestación del servicio para validación por parte de la Dian. Lo anterior, de conformidad con las condiciones, mecanismos, requisitos técnicos y tecnológicos establecidos en el anexo técnico de factura electrónica, versión 1.8 vigente.

Una vez la Dian haya validado los eventos de acuse de recibo de la factura electrónica de venta y del recibido del bien y/o servicio, el adquirente deberá remitir al emisor el mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos a crédito para efecto de soportar costos, deducciones e impuestos descontables.

De este modo, para que el adquirente pueda generar los eventos enunciados anteriormente, deberá habilitarse en el sistema de facturación electrónica de conformidad con el proceso establecido en el artículo 22 de la Resolución 000042 de 2020 para operar en él (ver el parágrafo del artículo 34 de la Resolución 000085 de 2022).

Es importante tener en cuenta que, si el adquirente no confirma el recibido de la factura electrónica ni el recibido de los bienes y/o servicios mediante mensaje electrónico remitido al emisor de dicha factura, esta no podrá ser soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

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